Prévoir l’organisation de votre évènement est impératif à sa bonne réalisation et à l’atteinte de vos objectifs.
Pour que votre séminaire se déroule dans les meilleures conditions, le choix de la salle est primordial. Vous devez vous assurer de sa disponibilité à vos dates, de ses surfaces et leur modularité, de la présence du mobilier dont vous aurez besoin (tables, chaises, bureaux, pupitres, tableau blanc, voilages aux fenêtres ou non, accès facile et rapide aux toilettes, microphones et sonorisation, etc).
La réservation doit s’effectuer dans un délai de trois mois à un an avant votre séminaire. Grâce à son domaine comprenant le Chateau XVIème siècle, ses 4 salles de travail, la salle de réception de la métairie et l’étable de 1000 mètres carrés, le Chateau de Saint-Martory est un lieu modulable qui peut recevoir des groupes allant de 10 à plus de 500 personnes.
Selon le lieu choisi, vos séminaristes peuvent faire un long trajet pour se rendre à l’emplacement du séminaire qui peut durer plusieurs jours. Il est important de s’assurer des possibilités et capacités d’hébergement au plus près du lieu de l’évènement, afin d’éviter les longs trajets ou les retards des participants. Comme pour la réservation de la salle, il faut prévoir la réservation de l’hébergement dans un délai de trois mois à un an avant le séminaire.
Mais l’idéal est de pouvoir héberger ses participants sur le lieu même où se déroule le séminaire, c’est une aubaine que propose le château de Saint-Martory avec une capacité d’accueil totale de 20 adultes (plus enfants) dans les sept suites du château et les trois chambres de la métairie du chateau.
L’idéal est de préparer une check-list 3 mois à l’avance en notant vos besoins matériels, puis vous rayez progressivement le matériel loué ou acquis. N’oubliez pas de vérifier le bon fonctionnement du matériel à piles ou électrique, mais aussi les quantités : c’est une façon de prévoir les imprévus en cas de panne ou de participants supplémentaires. Pensez au guidage des participants de votre séminaire une fois sur place, et également au fait que s’il vous faut commander du matériel neuf ou d’occasion, les délais de réception et de livraison peuvent être longs.
Le chateau de Saint-Martory met à votre disposition du matériel de réunion afin de veiller au bon déroulement de votre séminaire avec des systèmes audiovisuels adaptés (rétroprojecteur, parperboard, enceinte, micro).
Choisir et réserver, voir privatiser une salle de restauration ayant la capacité d’accueil de groupes de personnes pour 3 repas par jour minimum (penser aux « pot d’accueil/départ », et aux pauses cafés en après-midi) ne s’improvise pas, ni pour vous-même, ni pour le restaurateur. Vous devrez vérifier la capacité d’accueil de la salle de restauration, la disposition possible des tables, sa décoration et établir les menus avec le restaurateur. Vous devez vous assurer de la disponibilité des salles au moins 1 mois à l’avance. Ce délai peut aller jusqu’à un an en fonction du standing du restaurant.
Si vous avez l’objectif de renforcer la cohésion de votre entreprise et faire valoir ses valeurs, le mieux est d’organiser des activités de type « Team building». Ces activités consistent à faire participer vos séminaristes à des ateliers ludiques dont le but est de fédérer, renforcer l’esprit d’équipe autour d’un même objectif. Ces activités sont proposées et dirigées par des animateurs professionnels qu’il faut réserver 3 mois à l’avance, nous avons la chance d’avoir à Saint-Martory une dizaine d’animations et d’activités de groupe possibles sur place. Vous pouvez choisir dans notre catalogue celle qui correspond le mieux à votre objectif.
L’organisation d’un séminaire n’est pas une tâche très hardie, mais il faut s’atteler à sa préparation logistique et matérielle en moyenne 6 mois à 1 an à l’avance si vous êtes rigoureux et si vous tenez à ce que tout soit précis et parfait. Plus tôt vous commencerez la préparation de votre évènement, meilleurs seront les choix des restaurateurs, hébergements, matériaux, tailles.
Grâce au chateau de Saint-Martory, vous disposez de l’attrait d’un cadre naturel de toute beauté, situé au coeur du Comminges, en Haute Garonne, à la frontière de l’Ariège, des Hautes Pyrénées et du Gers. À seulement 45 minutes du centre de Toulouse et de l’aéroport de Toulouse-Blagnac.
Plusieurs espaces de réception intimes ou spacieux, un parc et des bois bordés par la Garonne, autant d’environnements qui nous permettent de proposer un lieu à la mesure exacte de votre évènement.
Pour plus de précisions, nous vous invitons à nous contacter à info@saintmartory.com